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Tax Compliance Management System

Der Begriff Tax Compliance Management System (Tax CMS) setzt sich aus den Bestandteilen Compliance und Management System zusammen und bezieht sich in erster Linie auf den Bereich Steuern. Compliance steht für die Einhaltung von Regeln. Unter einem Management System werden u. a. in einem Unternehmen eingeführte Verfahren und Maßnahmen zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit, der Verhinderung von Vermögensschädigungen und zur Einhaltung maßgeblicher rechtlicher Vorschriften verstanden.

Ein CMS beinhaltet alle vertretbaren Maßnahmen eines Unternehmens zur Sicherstellung eines regelkonformen Verhaltens und zur Verhinderung von Verstößen der gesetzlichen Vertreter und Mitarbeiter.

Ein regelkonformes Verhalten war und ist für alle Steuerpflichtigen selbstverständlich. Der Auslöser für die gestiegene Wichtigkeit, dieses durch die Implementierung eines Tax CMS zu dokumentieren, ist eine Passage in dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zum § 153 AO vom 23.5.2016. Vereinfacht bringt das BMF dort zum Ausdruck, dass ein Tax CMS als wichtiges Indiz gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit gilt.

Warum ist Tax Compliance für Unternehmen relevant?

Ob Preisabsprachen, schwarze Kassen, unzumutbare Arbeitsbedingungen, diskriminierende Marketingkampagnen, Daten- und Schmiergeldaffären oder Steuerverkürzung und -hinterziehung – diese Compliance-Verstöße haben in allen Fällen der letzten Zeit zu hohen Kosten, Imageschäden und persönlicher Haftung der Beteiligten geführt.

Ein dokumentiertes steuerliches Kontrollsystem reduziert nicht nur das Risiko gegen steuerliche Regelungen zu verstoßen, es schützt zudem das Unternehmen vor Imageschäden und die gesetzlichen Vertreter vor persönlicher Haftung. Ebenso ergeben sich hieraus auch Chancen und Synergien für das Unternehmen, die genutzt werden können.


Das PKF Vier-Phasen-Modell

Speziell für die Bedürfnisse des Mittelstands hat PKF einen Ansatz entwickelt, bei dem ausgehend von einer Analyse des Status der Tax Compliance systematisch die steuerlichen Risiken identifiziert und bewertet werden. Anschließend können die Standard- oder weitere spezielle Module einzeln beauftragt werden. Unterstützend kommt das „PKF Tax CMS Tool“ zum Einsatz, das auf Excel basiert und außerhalb des ERP angewendet werden kann. Über das „PKF Tax CMS Tool“ werden die vier nachfolgend im Überblick skizzierten Prozessphasen gesteuert und dokumentiert.


Phase I: Tax Compliance-Analyse
Zunächst ist im Unternehmen der Tax Compliance-Status anhand von wesensbestimmenden Fragestellungen für sieben Compliance-Säulen festzustellen.


Grundelemente im Sinne des IDW PS 980

Die Durchführung der Analyse erfolgt anhand von Interviews und Checklisten. Für die Dokumentation in Form eines Kurzberichts kann das PKF Tax CMS Tool zum Einsatz kommen. Sodann wird im Rahmen der vertiefenden Tax Compliance-Analysen für Standardmodule (vgl. Phase II) eine Einschätzung der Risikosituation vorgenommen.

  • Tax Compliance-Kultur: Welche Unternehmenswerte sind wichtig?
  • Tax Compliance-Ziele: Welche Zielerreichungen sollen sichergestellt werden?
  • Tax Compliance-Organisation: Wie sind der Aufbau und der Ablauf des Compliance eingerichtet?
  • Tax Compliance-Risiken: Wie ist das Risikomanagement organisiert?
  • Tax Compliance-Programm: Mittels welcher Maßnahmen werden Tax Compliance-Risiken beherrscht?
  • Tax Compliance-Kommunikation: Welche Regelwerke oder Meldesysteme bestehen?
  • Tax Compliance-Überwachung/Verbesserung: Welche fortlaufenden Überwachungs- und Verbesserungsmaßnahmen sind vorgesehen?


Die Ergebnisse werden Ihnen in einem Dashboard dargestellt und erläutert.

Phase II: Risiko-Analyse
Auf der Basis der in Phase I erarbeiteten Ergebnisse der Tax Compliance-Analyse werden aus den Standardmodulen Ertragsteuer, Umsatzsteuer, Internationales Steuerrecht/Transfer-Pricing, Lohnsteuer/Sozialversicherung sowie GoBD-Verfahrens- und Prozessdokumentation die Module ausgewählt, die (zunächst) im Detail untersucht werden sollen. Über das PKF Tax CMS Tool werden folgende Schritte im Dialog zwischen Mandant und Berater bearbeitet:

  • Identifikation der Risiken dieser Prozesse
  • Identifikation von bestehenden Regelungen und Kontrollen in diesen Prozessen
  • Bewertung der Risiken hinsichtlich Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Berichterstattung über die Risikosituation
  • Festlegung von Handlungsbedarf zur Reduzierung der Risiken
     

Auf dieser Basis werden für die jeweiligen Module Risikokennziffern (als Produkt aus Schadenhöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit) gebildet, die sich über die Software graphisch veranschaulichen lassen.

Phase III: Maßnahmen der Steuerung und Kontrollen
In dieser Phase werden Risiken mit hohen und sehr hohen Kennzifferwerten – der sog. „rote Bereich“ – priorisiert. Folgende Maßnahmen und Kontrollen könnten exemplarisch in dieser Phase definiert und mit Hilfe des PKF Tax CMS Tool implementiert werden:

  • Ausarbeitung von Steuerhandbuch, Organisationsrichtlinien, Arbeitsanweisungen, Checklisten (manuelle oder elektronische)
  • Prüfung der Angemessenheit von Verrechnungspreisen
  • Erstellung der Verrechnungspreisdokumentationen
  • Beschreibung von Kontrollen (manuelle oder elektronische)
  • Festlegung der Kommunikation bei Abweichungen von Vorgaben
     

Die Zielsetzung besteht hierbei darin, die Risiken aus dem „roten Bereich“ in den gelben (mittleres Risiko) oder grünen (niedriges Risiko) Bereich zu bringen.

Phase IV: Wirksamkeit und Review
Diese Phase folgt mit zeitlichem Abstand den Phasen I bis III. Es geht dabei um sogenannte Funktionsprüfungen, also darum, ob die in Phase III aufgebauten Maßnahmen und Kontrollen auch tatsächlich gelebt werden.

PKF unterstützt Sie gerne bei der optimalen Umsetzung eines maßgeschneiderten Tax CMS für Ihr Unternehmen.